Afronding begint voor start?

Florian Bekkers en Martijn Akkersdijk houden in Projectie een pleidooi voor het verplaatsen van de aandacht voor afronding van een programma van het eind naar ‘voor de start’. Een interessant idee?

Enthousiaste en energieke start

‘Programma’s beginnen vaak met een enthousiaste opbouw en een energieke start. Hoe en wanneer ze afgerond gaan worden, is dan vaak nog onduidelijk.’, aldus de beide heren. ‘In de praktijk zien we dat veel programma’s zelfs helemaal geen formele afronding kennen, maar gewoonweg van het toneel verdwijnen doordat de organisatie zijn energie en middelen naar een nieuw initiatief verschuift. (…) Om het succes van programma’s te vergroten, moeten we daarom op strategische wijze aandacht besteden aan de afronding ervan, die naar onze mening al vóór de officiële start moet beginnen.’

Weinig aandacht voor afronding

Ik vind dat een interessante gedachte. Met de auteurs deel ik de mening dat in de literatuur over programmamanagement de afronding summier aan de orde komt in vergelijking tot de opbouw van programma’s. Dat is bij ons ook wel het geval (zie afbouwstadium), althans als ik kijk naar de omvang van de tekst. Ik denk dat dat komt doordat in het steviger vormgeven van programma’s op dit moment nog veel winst te behalen is en we daar onze pijlen vooral op richten. Bovendien zitten we we door de jeugdige leeftijd van PGM veel meer in nieuwe programma’s dan in oude waardoor er veel meer ervaringen in 'nieuwe' programma's zijn.

‘Hoe gaan we verder met deze opgave?’ 

De auteurs adviseren om de vrij paradoxale vraag ‘Hoe gaan we verder met deze opgave?’ te introduceren om het denken over de afronding te faciliteren. Vind ik slim! Bij een programma gaat het dan vooral om de vraag hoe je ervoor zorgt dat je, na afronding, de veranderde situatie op niveau houdt of nog verder verbetert. Dat vraagt bijna per definitie om continue aandacht van de permanente organisatie(s), want je had een programma nodig om daar te komen. Dikke kans dat je niet vanzelf op niveau blijft.

Dat de afronding al voor de start begint, vind ik persoonlijk wel net een stap te ver gaan. Energietechnisch is dat volgens mij nauwelijks voor elkaar te krijgen. Maar dat de aandacht in het opbouw- en uitvoeringsstadium al snel moet liggen op de vraag: ‘gaan we aan iets werken dat we straks ook kunnen vasthouden, continueren en doorontwikkelen als het programma is afgelopen?’, dat vind ik een must. Voorkom dat je aan het eind van het programma van alles bij iemand over de schutting gooit, want dat is kansloos.

Eigenaarschap voor doelen en veranderingen

Wat dat betreft hebben we een uitgebreide leerschool gehad aan alle projecten waarvan het resultaat uiteindelijk in niemandsland terechtkwam. Bij programma’s ligt dit vaak nóg complexer, omdat het niet alleen om eigenaarschap van nieuw ontwikkelde resultaten en andere uitkomsten gaat, maar bovenal om eigenaarschap van doelen en veranderingen. Dát eigenaarschap is nauwelijks te beleggen of te organiseren, maar dat moet er vanaf het begin zijn, omdat mensen écht een nieuwe situatie willen.