Hoe organiseer ik een programma?
Tijdens het PGM Open 2015 verzorgde ik een sessie over het organiseren van programma's. Wat mij betreft een geanimeerde sessie, waarin we onder meer stil stonden bij rollen in programma's, organisatievormen en de verhouding tussen de lijnorganisatie en de programmaorganisatie.
Ik startte die sessie met de vraag aan alle deelnemers om een tip en een vraag te delen over het onderwerp. Een aantal van de vragen heb ik tijdens de sessie kunnen beantwoorden, andere nog niet. Een deel van die vragen wil ik de komende weken op deze weblog kort aan de orde stellen.
Maar eerst de top 5 van de tips die de deelnemers elkaar gaven (in willekeurige volgorde):
- Er zijn allerlei vormen van programmamanagement, heb het er met elkaar over wat je er wel en niet onder verstaat
- Geef ook de lijn een heldere verantwoordelijkheid en borg hun bijdrage aan de transitie in de governance van het programma
- Blijf de kaders van je programma in stand houden anders word je “eigenaar” van alles wat de staande organisatie niet wil
- Een programma moet zowel van “onder” als van “boven” gedragen worden
- Geef de “blik van buiten” een prominente plaats en stem in het programma
Dan een van de vragen die voorbij kwamen: Hoe draag je aan het eind van het programma over naar de staande organisatie en houd je de uitkomsten langdurig levend?
Mijn eerste gedachte bij deze vraag is: zorg ervoor dat je niet pas aan het eind van het programma met overdragen in de weer gaat, maar doe dat vanaf de start van het programma. Eerder schreef ik daarover deze blog: afronding begint voor de start?. Wat er aan het eind overgedragen moet worden, is bij voorkeur zo klein mogelijk, zodat het programma soepel kan verdwijnen.
Het aspect 'eigenaarschap' voor de doelen vind ik hierbij een cruciale. Niet eigenaarschap in juridische zin, maar eigenaarschap in de zin van: wie wil de nieuwe situatie (in eerste instantie geformuleerd als doelen) en de gemaakte resultaten hebben? Zorg ervoor dat in een vroegtijdig stadium duidelijkheid bestaat over wie de nieuwe situatie in stand moet en wil houden, of verder moet en wil verbeteren.
Als het gaat om 'langdurig levend houden' zou mijn advies onder meer zijn: kies tijdens het programma indicatoren die ook na het programma betekenisvol blijven. Blijf die langer monitoren dan alleen gedurende de looptijd van het programma, maar dan belegd in de lijnorganisatie. Dat sluit ook aan bij het vorige punt. Zorg er dus voor dat helder is bij wie die monitoring komt te liggen en waarom.
Over wat er allemaal te doen is in het afbouwstadium hebben we in het hoofdstuk Programmeren meer geschreven, dus daar verwijs ik op deze plek slechts naar.
Last but not least: denk nog eens terug aan het tweeluik 'onteigenen en toe-eigenen' van Wouter Hart… 🙂
Heb je ook tips bij deze vraag, laat het ons weten! Succes!