Programmatisch werken in provincieland

Onlangs kreeg ik het onderzoeksverslag in mijn mailbox van Ko ter Hofstede, projectleider bij de provincie Noord-Brabant. Hij heeft gekeken naar de vormgeving van het projectmatig en programmatisch werken in provincieland.

Meer behoefte, maar nog in beginfase

Ter Hofstede constateert dat steeds meer behoefte is aan het werken aan tijdelijke, steeds wisselende opgaven in de vorm van projecten of programma’s. Sommige provincies, zoals Gelderland, leggen zelfs het primaat bij programmatisch werken. Programmatisch werken bevindt zich volgens Ter Hofstede echter nog in de beginfase.

Vrijwel alle provincies hebben echter te maken met verkokering. Er heerst een “eilandcultuur” waardoor projectmatig en programmatisch werken op verschillende momenten en op verschillende plaatsen in de organisatie “uitgevonden” wordt. Per eiland ziet het opgavegestuurd werken er anders uit, zo schrijft hij. 

Zo'n 7 jaar geleden deed ik onderzoek bij één van de provincies naar de stand van het projectmatig en programmatisch werken: een soortgelijk beeld. Wat is er gebeurd in die 7 jaar dat nog steeds gezegd kan worden dat het programmatisch werken zich in de beginfase bevindt? Dat is dan een behoorlijk lang voorspel…

Scheiden van hiërarchische en operationele sturing

Reorganisaties zijn volgens de onderzoeker nodig om deze manier van werken mogelijk te maken. Alle provincies hebben hun organisatie zodanig proberen in te richten dat deze ondersteunend wordt aan het projectmatig en programmatisch werken. Eén van de belangrijkste veranderingen is het uit elkaar trekken van hiërarchische en operationele sturingslijnen. 

Medewerkers worden geplaatst in units vanwaar zij uitgeleend kunnen worden aan opdrachtgevers. De units fungeren als uitzendbureautjes. De baas van de unit is de hiërarchische baas van de medewerker, de opdrachtgever is zijn/haar operationele baas. Iedere medewerker heeft dus één H-baas en kan werken voor verschillende O-bazen. 

De mate waarin H en O-sturing zijn gescheiden verschilt per provincie. Niet overal is H- en O sturing volledig gescheiden, er zijn nog veel provincies waar de hiërarchische baas tevens operationele baas is. In het algemeen wordt erkend dat projectmatig en programmatisch werken bevorderd wordt door een scheiding aan te brengen tussen H- en O sturing, aldus Ter Hofstede.

Onderscheid ja, scheiding nee

Het kunnen onderscheiden van hiërarchische, operationele en functionele sturing of invloed is belangrijk om het programmatisch werken tot een succes te kunnen maken, zo vinden wij. Maar we gaan niet zover dat er een scheiding zou moeten komen tussen deze sturingsvormen in de organisatie, zoals Ter Hofstede schetst. Laat staan dat reorganisaties nodig zijn. 

Het gaat erom dat mensen moeten kunnen schakelen tussen leidinggevenden en tussen vaste functies (in de lijn) en tijdelijke rollen (in projecten en programma's). En dat die leidinggevenden invloed willen afstaan ten behoeve van het realiseren van belangrijke opgaven. Daar heb je geen reorganisatie voor nodig, maar andere principes voor de manier waarop er (samen)gewerkt wordt.

Dat het in het rapportje zoveel gaat over de structuur- en sturingskant van het programmatisch werken doet me vermoeden dat het daar in de praktijk ook nog steeds veel over gaat. Dan snap ik die 7 jaar wel weer, want daar kun je eindeloos over soebatten.

Wat mij betreft komt de volgende vraag weer meer centraal te staan: wat willen we eigenlijk bereiken met onze organisatie en welke manier van (samen)werken past daar het beste bij? De structuur is daar ondersteunend aan, maar moet vooral niet de overhand krijgen.