Meerdere soorten programma’s gelijktijdig?

Tijdens het PGM Open 2015 verzorgde ik een sessie over het organiseren van programma's. Ik startte die sessie met de vraag aan alle deelnemers om een tip en een vraag te delen over het onderwerp. Een aantal van de vragen heb ik tijdens de sessie kunnen beantwoorden, andere nog niet. Een deel van die vragen wil ik de komende weken op deze weblog kort aan de orde stellen.

Één van de vragen was deze: Kun je in één organisatie met meerdere soorten programma’s gelijktijdig werken (verander-, beleids-, begrotings-, afdelingsprogramma’s)?

Natuurlijk kun je in één organisatie met meerdere soorten programma's gelijktijdig werken. Sterker nog, dat gebeurt in veel organisaties ook. Het komt het begrip van het woord 'programma' alleen niet ten goede. Ik zou dus heel helder maken wat je met de verschijningsvormen van een programma bedoelt, wat de kenmerken ervan zijn, hoe ze zich tot elkaar verhouden en wat je ermee voor ogen hebt.

Wij bedoelen met een programma een tijdelijke bundeling van activiteiten, gericht op het realiseren van specifieke doelen die je op andere manier niet (goed) tot stand weet te brengen. Als ik dat vergelijk met de voorbeelden die in de vraag genoemd worden (verander-, beleids-, begrotings-, afdelingsprogramma’s):

• dan kan dat bijvoorbeeld over een veranderprogramma gaan, gericht op de ontwikkeling van de interne organisatie (meer efficiëntie, meer klantgerichtheid)
• dan betreft het, zeker in de publieke sector, vaak beleidsprogramma's bijvoorbeeld gericht op veiligheid (minder criminaliteit) of wonen (betere leefbaarheid). Verander- en beleidprogramma's kunnen prima naast elkaar bestaan, omdat ze een vergelijkbare insteek hebben (realiseren van een verandering), maar een andere doelgroep (binnen versus buiten de organisatie). Overigens moet het bij die beleidsprogramma's dan wel óók om realisatie gaan en niet alleen om plannenmakerij, want anders roept het woord programma hier verwarring op.
• begrotingsprogramma's: dit zijn eerder grote verzamelingen van (vage) doelen en abstracte activiteiten (zeker bij de overheid), waarop niet doelgericht gestuurd wordt door één iemand. Dat kan overigens wel, maar ik zou er eerder voor kiezen, om te kijken wat goed in de lijn belegd kan worden (of daar gelaten kan worden) en vervolgens te onderzoeken wat er dan nog overblijft, waarvoor het sturen met een programma toegevoegde waarde biedt. Begrotingsprogramma's zijn wat mij betreft dus iets anders dan wat wij met programma's voor ogen hebben.
• afdelingsprogramma's: meestal is dit een synoniem voor een afdelingsplan, dat richting geeft aan de activiteiten van de afdeling. Zou ik gewoon afdelingsplan noemen en niet programma, omdat dat de verwarring voedt. 'Plannen' voor de lijn, 'programma's' voor tijdelijke doelgerichte activiteiten die door die lijn heen gaan, omdat die lijn gebaat is bij deze aanvullende sturing.

Blijft overigens staan dat ik het aantal programma's in een organisatie beperkt zou houden en eerst zou kijken of het vraagstuk 'gewoon' (in de lijn) op te lossen is. Programma's roepen namelijk per definitie vragen op over mijn en dijn en over wie wie aanstuurt. Pas als er gegronde redenen zijn om deze extra aansturingsvorm te willen hebben en de organisatie daar ook klaar voor is, dan zou ik het overwegen.

Heb jij ook ideeën of tips bij deze vraag, laat weten!