Uithoudingsvermogen in programma’s

Onlangs verzorgde ik samen met collega Helmuth Stoop onze open training programmamanagement bij Twynstra Gudde. Één van de deelnemers verzuchtte dat 'de lucht er in zijn programma wel aardig uit was gelopen en dat hij op zoek was naar manieren om er weer wat verse lucht in te krijgen'. Met andere woorden, het bleek toch wel erg lastig om de aandacht vast te houden voor meerdere jaren.

Al discussiërend kwam de vraag op tafel hoelang je de energie voor een programma er gemiddeld genomen in kunt houden. Ruwe inschatting van de deelnemers: zo'n 2 à 3 jaar. Oke… Tsja, dan kun je het werken aan een programma bijna wel vergeten! Want voordat de effecten van al die inspanningen zichtbaar worden, daar heb je meestal toch echt meer tijd voor nodig dan een jaar of 2 à 3.

Ik denk dat de inschatting ook te pessimistisch is. Maar ik onderschrijf wel het idee dat het voor veel programma's, zeker die waarin het over interne veranderdoelen gaat, moeilijk is om jaren achter elkaar aan dezelfde doelen te werken en daar de stakeholders actief bij betrokken te houden. Je merkt op een gegeven moment dat de sleet erin komt en dat mensen 'het verhaal nu wel kennen'.

Niet onbelangrijk daarbij is het gegeven dat de opdrachtgever vaak andere problemen of ambities ziet opdoemen die zijn aandacht verdienen, ruim voordat het programma zijn oorspronkelijke doelen daadwerkelijk tot stand heeft gebracht. Als puntje bij paaltje komt, blijkt het programma niet meer dan een impuls te zijn geweest voor het onderwerp. Een symbool om te laten zien: we doen hier echt wat aan.

Wat hiermee te doen? Een paar suggesties:

• nog beter aan de voorkant de aanleiding en ambitie beetpakken: willen we dit écht en hebben we daar een jarenlange investering voor over (niet alleen financieel, maar ook conditioneel)?
• de doelen concreter maken naar jaarschijven, zodat je weet waar je per jaar naartoe werkt, in haalbare termen (kortom, het onderscheiden van de korte en lange termijn horizon)
• bewust en regelmatig checken van de conditie van de programmaorganisatie als geheel en van de leden in het bijzonder: zijn we nog steeds 'fit for purpose', zijn we nog altijd fris en vitaal?
• nadrukkelijker met de belanghebbenden evalueren wat er bereikt is en nog te gaan is, en daarbij ook met elkaar hercontracteren: willen we dit nog altijd en hebben we de moeite ervoor over?
• de blik richten op vergelijkbare programma's bij andere organisaties: hoe is het hen vergaan en wat leveren die inzichten op voor het eigen programma?