Sturing op flexibiliteit en doelgerichtheid met Strategy Testing

Tot een paar jaar geleden kregen we vaak de vraag waarom Flexibiliteit één van onze vijf besturingscriteria is voor een programma (naast Tempo, Haalbaarheid, Efficiëntie en Doeltreffendheid, samen THEFD). Waarom zou je sturen op flexibiliteit? Onder invloed van de Agile beweging is die vraag opgedroogd. Bij Agile draait alles om flexibiliteit, om goed mee te kunnen bewegen met veranderingen en nieuwe inzichten, wensen en eisen.

De afgelopen jaren is het Agile wat de klok slaat en verschijnen er steeds meer boeken waarin beschreven wordt wat deze filosofie betekent voor organisaties. Een helder en praktisch boek vind ik bijvoorbeeld dat van Mike Hoogveld, over Agile managen. Voor programma's heeft DSDM specifiek het AgilePgM Handbook ontwikkeld. Ik vind het boek soms iets te veel de agile projectwereld letterlijk doorvertalen, maar er staan ook interessante inzichten in. 

Flexibiliteit is niet altijd nodig

Toch hoeft niet élk programma flexibel te zijn. In een stabiele omgeving, met een programma dat redelijk straightforward kan opereren, dat zeer aannamelijke causale relaties kent tussen inspanningen en doelen, waarin de belanghebbenden niet voortdurend van inzicht, positie en belang veranderen en dus behoorlijk met elkaar op één lijn zitten, is het sturen op flexibiliteit minder aan de orde. Dan komt het misschien wel meer op tempo of efficiëntie aan.

Daarom is het belangrijk bij het begin, tijdens het oriënteren op en opbouwen van een programma, goed te inventariseren welke besturingscriteria welke prioriteit hebben en hoe je ze operationaliseert. Stuur je bijvoorbeeld vooral op tempo, en zo ja, hoe geef je dat dan vorm? In het programmaplan beschrijf je de uitkomsten hiervan. In de nieuwe versie van ons hoofdstuk over Besturen gaan we daar concreter op in en krijg je er concrete handvatten bij.

Flexibiliteit in ontwikkelingsprogramma's

Afgelopen week hield ik een kort verhaal over programmamanagement bij een event van het Knowlegde Platform Security & Rule of Law, voor een groep professionals die zich met ontwikkelingsprogramma's bezighouden. Dat event had als thema From understanding to promoting change: making better security and justice programming happen. Ook in ontwikkelingsprogramma's blijkt flexibiliteit nodig én een flinke uitdaging te zijn. Op dat event sprak daarom ook Debra Ladner van The Asia Foundation. Haar inleiding ging over Strategy Testing, an innovative approach to monitoring highly flexibile aid programs. 

Traditional monitoring approaches', zo zegt ze, 'are not suited to highly flexible, adaptive programs that address complex development programmes because it is not possible to identify outcomes and indicators at the outset of the program, and they do not quickly or easily accommodate necessary shifts in program strategy and action. Strategy Testing (ST) aims to fill this gap. The path to reform evolves over time through building relationships, gaining deeper understanding of the problems and interests at play, experimenting, adjusting program strategies as insights emerge, and recognizing and seizing on unexpected opportunities as they arise.'

'Although good program teams naturally reflect on what they are learning and have critical discussions about program strategy and impact, they often happen in an ad hoc manner', aldus Ladner, 'The formal structure of ST enables participation of the whole team, ensures the documentation of key insights and decisions, and trains staff to be good, strategic programme developers.' 

Strategy Testing in vier stappen

In dit paper beschrijft Ladner het doel en de aanpak van Strategy Testing en de opgedane inzichten in de praktijk van ontwikkelingsprogramma's. De aanpak vindt plaats in vier stappen, of eigenlijk vijf als je goed leest:

Step 1: The team reviews what has happened since the previous Theory of Change (TOC) was drafted. (De TOC vomt de basis onder de aanpak: het stelsel van problemen, aannames, interventies en doelen.)

Step 2: The team reviews and discusses the program’s latest TOC, using a set of guiding questions. 

Step 3: Based on the ST discussion, the team then revises their TOC as needed, with a focus on developing strategies with higher impact potential. (Met andere woorden: nieuwe acties, veronderstellingen en/of bijgestelde doelen.)

Step 4: The final step in the Strategy Testing process involves documenting how and why the TOC has been revised and identifying any related programmatic, operational or budgetary implications.

Daarna vindt review en besluitvorming plaats over de uitkomsten van de vier stappen. Dat zou wat mij betreft stap 5 moeten zijn.

Ik vind het een mooie beschrijving van een gestructureerd instrument dat ondersteunend kan zijn bij het sturen op flexibiliteit en doeltreffendheid (effectiviteit) in programma's. Je onderzoekt actief de doeltreffendheid van het programma en de kwaliteit van de aannames die je daarbij gedaan hebt. Je probeert te leren van ervaringen en van de nieuw gecreëerde situatie en zet die om in een verbeterde aanpak. Daarmee maak je op voorhand ruimte voor aanpassingen in de aanpak (flexibiliteit) en beïnvloed je de verwachtingen van de belanghebbenden. Je bouwt zo al in dat er dingen gaan veranderen, omdat je niet kan voorspellen hoe het programma precies gaat verlopen.